terça-feira, 20 de novembro de 2012

Redução de Custos – Campanha de Eliminação de Papel


Aqui está o nosso guia com dicas rápidas de redução do consumo de papel no seuoffice by running a sustained paper reduction campaign. escritório, executando uma campanha de redução sustentada do papel. Further detail can Siga este guia e aplique o que se encaixa em suas necessidades de consumo, o sucesso é certo.


1 -1.1 Project Preparation Preparação do Projeto
1.1.1 Establish Campaign Team & Create Organisation Estabelecer Equipe de Campanha & Criar Organização
Commitment Compromisso
Appoint a campaign manager Nomear um gerente de campanha
Establish a cross functional team Estabelecer uma equipe funcional transversal
Define campaign objectives Definir os objetivos da campanha
Create a campaign logo and slogan Criar um logotipo e slogan de campanha
Obtain management commitment to objectives Obter o compromisso da gestão com os objetivos

1.1.2 Identify Current Paper Consumption Identificar atual Consumo de Papel
Define your campaign scope Definir o seu âmbito de campanha
Collect data from print data sources Coletar dados de fontes de dados de impressão
Collect data from paper procurement sources Coletar dados de fontes de aquisição de papel
Summarise print and paper consumption data Resumir os dados de consumo de impressão e papel

1.1.3 Analyse Data and Identify Reduction / Elimination Analisar dados e identificar redução / eliminação
Opportunities Oportunidades
Research best practices in reducing paper consumption Melhores práticas de pesquisa na redução do consumo de papel
Identify each driver for paper consumption Identificar cada driver para o consumo de papel
Identify “quick-win” opportunities Identificar oportunidades
Identify long term paper saving actions Identificar ações de longo prazo, de poupança de papel.
Prioritise work effort, investment requirements and returns Priorizar esforço de trabalho, requisitos de investimento e retorno.
Determine environmental impact and ROI Determinar o impacto ambiental e Retorno sobre Investimento.

1.1.4 Set Targets and Communicate to the Organisation Estabelecer Metas e Comunicar à Organização
Set aggressive targets for paper reduction Definir metas agressivas para a redução de papel
Obtain management commitment Obter o compromisso da gestão
Communicate campaign targets and actions to the organisation Comuniquem-se alvos de campanha e ações para a organização

1.1.5 Develop Project Plan Desenvolver o plano de projeto
Develop a standard project plan Desenvolver um plano de projeto padrão


2 - Dicas Práticas para reduzir o consumo de papel
Standard Chartered have identified these practices through research and our Identificado essas práticas através da pesquisa de suasown internal sources. próprias fontes internas.Although we have not applied these universally within All of these best practices Todas essas melhores práticas need to be adapted for your specific business needs, industry, regulatory precisam ser adaptados às suas necessidades de negócio específicas, com controles internos necessários.

1.2.1 Conduct a Paper Audit Realizar uma auditoria de papel
Eliminate unused reports via a print audit Eliminar relatórios não utilizados através de uma auditoria de impressão
Review paper record retention policies within laws/regulations/policies Rever as políticas de retenção de registros em papel dentro de leis / regulamentos / políticas.

1.2.2 Review Paper Type and Size Tipo de papel e Tamanho
Consider 65GSM paper over 85GSM paper Considere papel sobre papel
Consider recycled paper over normal paper Considere papel reciclado sobre papel normal
Use smaller size paper / packaging Utilize papel de tamanho menor / embalagem

1.2.3 Review Print Output Formatting Revisão Formatação de saída de impressão
Reduce default font size in templates Reduzir o tamanho de fonte padrão em modelos
Reduce default line spacing Reduzir espaçamento padrão
Reduce margins Reduzir as margens de
Eliminate redundant text from templates Eliminar texto redundante a partir de modelos
Reduce header / footer size Reduzir cabeçalho / rodapé tamanho
Reformat reports Reformatar relatórios / planilhas para caber uma página inteira /spreadsheets to fit a full page
Reduce report detail Reduzir detalhes do relatório
Default double sided print Impressão padrão frente e verso
Fit to page Ajustar à página (planilhas) (spreadsheets)
Multiple slides per page Vários slides por página (para apresentações de slides) (for slide presentations)

1.2.4 Consolidate Print Output Consolidar resultado da impressão
Merge/combine multiple reports Mesclar / combinar várias saídas relatórios para o mesmo destinatário outputs for the same recipient
Reduce envelopes by mailing reports/outputs together Reduzir envelopes por relatórios de discussão / saídas juntos

1.2.5 Reduce Print Frequency Frequência Imprimir Diminuir
Consider to: Considere a:
Convert daily reports Converter relatórios diários / saída para semanal / mensal /output to weekly/monthly
Convert weekly reports Converter relatórios semanais / saída para mensal / trimestral / anual /output to monthly/quarterly/yearly
Convert monthly reports Converter relatórios mensais / saída para trimestral / anual /output to quarterly/yearly

Adotar Melhores Práticas para Fax e Copiadora
Default duplex copying Cópia duplex padrão
Use stick on labels/eliminate cover sheets Use vara em etiquetas / eliminar folhas de rosto
Shutoff confirmation receipts Recibos de Corte confirmação se não for necessário if not needed
Resize images Redimensionar imagens para caber página to fit page
Maintain copiers Manter copiadoras para evitar congestionamentos to avoid jams
1.2.7 Re-use Paper
Papel Reutilização
Adopt re-usable envelopes for internal mail Adotar envelopes reutilizáveis ​​ no correio interno
Save and re-use paper packaging Salvar e reutilizar embalagens de papel
Re-use paper printed on one side only Reutilização de papel impresso em um lado só

1.2.8 Implement Responsible Print Guidelines Implementar diretrizes de impressão Responsável
Develop guidelines Desenvolver diretrizes alinhadas ao seu negócio específico aligned to your specific business
Communicate guidelines Comunicar internamente diretrizes internally

1.2.9 Change Print Behaviour Comportamento de impressão Alterar
Implement paperless meetings using laptops, projectors and portable Implementar reuniões sem papel usando laptops, projetores e dispositivos portáteis devices
Implement paperless training environments Implementar ambientes de treinamento sem papel
Discourage printing attachments Desencorajar impressão de anexos em convites de reunião in meeting invitations
Add print campaign message to email signatures Adicionar mensagem da campanha de impressão para assinaturas de e-mail
Add print campaign message in header / footer of attachments Adicionar mensagem da campanha de impressão no cabeçalho / rodapé de anexos
Install print campaign message on printer displays Instale mensagem da campanha de impressão em telas de impressora
Encourage use of print preview to eliminate waste Incentivar o uso de visualização de impressão para eliminar o desperdício
Encourage use of print selected pages to eliminate waste Incentivar o uso de páginas de impressão selecionadas para eliminar o desperdício
Educate staff Educar os funcionários sobre o impacto ambiental da impressão on the environmental impact of print

1.2.10 Deploy Paper Saving Hardware Implantar Hardware para economizar papel
Install multi-function devices (print, scan, copy) Instale função multi-dispositivos (impressão, digitalização, cópia)
Install image scanners to replace paper workflows Instalar scanners de imagem para substituir os fluxos de trabalho em papel
Install fax gateway solution Instale solução de gateway de fax
Install printer based pin-code / access card readers Instalar impressora baseados leitores código PIN / acesso ao cartão
Install duplex enabled printers and default double sided printing Instalar duplex impressoras habilitadas e impressão padrão frente e verso
Install data projectors in meeting rooms Instalar projetores de dados em salas de reunião
Install wireless LAN to support paperless meetings Instale LAN sem fio para apoiar reuniões sem papel
Make use of mobile/portable devices Fazer uso de dispositivos móveis / portáteis
Consider digital pens Considere canetas digitais
Adopt eReaders Adotar eReaders para a sua organização, em vez de papel for your organisation instead of paper


Implantar um software de economia de papel
Implement electronic invoicing / statements Implementar a faturação eletrônica / declarações
Implement other electronic channels (eg Internet Banking) Implementar outros canais eletrônicos (por exemplo, Internet Banking)
Eliminate duplicate/obsolete records from mailing lists Elimine duplicados / obsoleto registros de listas de discussão
Adopt electronic billing from suppliers Adotar faturamento eletrônico de fornecedores
Consolidate invoices Consolidar faturas / discussão / mailing
Adopt electronic forms Adotar formulários eletrônicos
Approvals, purchase orders, applications Aprovações, ordens de compra, pedidos de
Implement electronic workflow software Implementar o software de fluxo de trabalho eletrônico
Educate staff on the use of standard software (eg PC Memo over paper Educar os funcionários sobre o uso de software padrão (por exemplo, Memo PC sobre notas de papel notes))
Consider specialist Paper Saving software Considere um especialista em software de economia de papel
Refer Appendix A Consulte o Apêndice A
Enhance system interfaces Melhorar as interfaces do sistema para eliminar / reduzir as necessidades de impressão internas to eliminate/reduce internal printing needs
Automate manual processing steps Automatizar as etapas de processamento manual de geração de papel em sua empresa processes e processos. generating paper in your business

1.2.12 Review Other Sources of Office Paper Waste Outras Fontes de resíduos de papel Escritório
Newspapers Jornal - Magazines Revistas - Books Livros  - Notepads Blocos  - Business cards Cartões de visita - Calendars Calendários - Washrooms KitchensAnnual ReportsRelatórios Anuais - Brochures Brochuras -Marketing Marketing -Manuals Manuais -Envelopes Envelopes -Other Stationery Outros artigos de papelaria -
PackagingAcondicionamento -Invitations Convites -Outsourced print Impressão terceirizada -Supplier Invoices / Delivery Notes Faturas de fornecedores / notas de entregaEtc. Etc.

3 - Execução do Projeto
1.3.1 Campaign ReportingRelatório de Campanha
Manage campaign schedule, risks and issues Gerenciar campanha cronograma, riscos e problemas.
Track progress against targets using print/procurement data sources Acompanhe o progresso em relação às metas, utilizando fontes de impressão / aquisição de dados.
1.3.2 Communications

Comunicações
Communicate progress to management Comunicar o progresso para a gestão.
Communicate progress to staff Comunicar o progresso para o pessoal.
Celebrate and reward success stories Celebrar e premiar histórias de sucesso.
Share best practices between departments Compartilhar as melhores práticas entre os departamentos.
Continue staff education Continuar a educação pessoal.

1.3.3 Continuous Improvement Melhoria Contínua
Revisit targets periodically towards pursuit of a paperless office Revisitar as metas periodicamente para busca de um escritório sem papel
Sustain the focus and continue communications Manter o foco e continuar comunicações

1.4 Re-Invest Your Savings Reinvestir suas economias
1.4.1 Ways to Invest Your Savings Formas de investir suas economias
Consider to plant trees Considere a plantar árvores.
Sponsor other environmental initiatives Patrocinar outras iniciativas ambientais.
Convert to recycled paper (usually higher cost) Converter para papel reciclado (custo geralmente maior).
Invest in more paper saving technology Investir em mais tecnologia de poupança de papel.
Invest in environmental education for your staff Investir em educação ambiental para seus funcionários.

Tai um Guia para você implementar uma campanha de redução de custos de papel na sua empresa, incentive esta prática em sua empresa, para reforçar veja outros artigos no blog sobre este assunto. Sucesso!

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