Redução de Custos - Boas Práticas

Eu tive pesquisando constantemente sobre “Redução de Custos”. Desde então, constatei que empresas seguiram esta conduta com planos de ações similares para a redução de custos.

 

Dentre algumas análises e iniciativas, destaco:

Cuidado com as “dependências escondidas”

Nas interfaces entre os diferentes departamentos da sua empresa quando você estiver avaliando áreas para cortar. Exemplo: antes da aplicação de um plano de ações para a redução de custos, ocorrida há algum tempo em uma destas empresas, uma grande parte da aplicação da sua proposta de valor estava baseada na natureza experiente e útil de sua equipe de funcionários mais antigos. Estes eram as pessoas que tinham sido carpinteiros, encanadores e eletricistas, e que em muitos casos, podiam ajudar um novato a realizar serviços com mais confiança. Demiti-los e substitui-los por empregados temporários e pessoas inexperientes parecia ter sido uma boa decisão ao olhar para a botton line do orçamento, pelo menos por algum tempo, mas ultimamente isto acabou minando a proposta de valor desta empresa para com os seus clientes. Outros cortes resultaram no aumento das filas nos caixas, falta de itens no estoque, e perda na fidelidade dos clientes. O que fazer neste caso? Primeiramente recomendo a análise dos “o que’s” nos processos da empresa. Os “o que’s” são as coisas específicas que uma empresa precisa executar. Alguns são de elevado valor, outros não. Compreender a diferença pode dar-lhe boas idéias sobre onde você pode cortar com segurança, e onde você deve deixar permanecer. Através das observações e pesquisas que tenho realizado, posso atestar que os trabalhos de grande valor constituem somente uma pequena porcentagem do total de trabalho que está sendo executado em uma organização.

Agir com rapidez é bom.

Uma boa capacidade de análise pode resultar em maior velocidade. Quanto mais rápido você identifica as oportunidades para cortar custos, mais rapidamente você ganhará credibilidade e mais novidades agradáveis surgirão na botton line das suas despesas. Uma boa forma de fazer isso é procurar e eliminar as atividades redundantes e os pagamentos excessivos, que soam óbvio mas que podem se tornar imperceptíveis nas complexidades de uma grande organização. Um exemplo disso ocorreu em uma destas empresas que pagou inadvertidamente, para um de seus vendedores, 19 vezes o valor da comissão de um pedido. Outra empresa de serviços descobriu que comprava o mesmo item de vendedores diferentes e pagava preços diferentes. Ao analisar estas informações, a empresa melhorou o seu processo de compras, e passou a negociar com sucesso preços em uma média de 15% mais baixo do que vinha praticando, e obteve um incremento imediato no seu resultado operacional líquido.

Demita a complexidade.

Uma relação “ganha-ganha” que recebeu elogios em um Workshop foi quando uma empresa pode cortar a complexidade desnecessária na forma como fazia negócios. Isso não reduz somente os custos, mas conduz frequentemente a empresa à satisfação do cliente eliminando atividades desnecessárias para ambas as partes. Eu normalmente sugiro começar pelos processos de emissão de pedidos, faturamento e pagamento que, em muitos casos, são complexos e geram trabalhos desnecessários que costumam arrastar-se por anos.

Nem todos os clientes são bons clientes. 

Às vezes, a melhor maneira de cortar os custos é cortar aqueles clientes que custam caro para ser atendidos, porque tornam os processos mais complexos e onerosos, e com o custo de servir acima do que eles podem lhe pagar. Um outro exemplo veio de uma das empresas que observou que boa parte dos seus custos estavam sendo gerados por relativamente poucos clientes que tinham mau comportamento. Por exemplo, clientes que estão sempre comprando e devolvendo os pedidos geram custos maciços nas operações logísticas, na gestão destas devoluções, e nos inventários. O melhor a fazer é controlar estas reincidências e desencorajar esse tipo de comportamento.

A Estratégia em primeiro lugar, a redução de custos em seguida.

Embora esta seja uma pregação há muito tempo respeitada, o corte coletivo de custos raramente conduz aos resultados eficazes. Nestas situações, as pessoas simplesmente não conseguem ver um caminho que conduza finalmente ao resultado desejado. Desta forma, os seus melhores talentos começam a escapar, na surdina, da busca pela redução de custos, provocando uma degradação lenta dos sistemas básicos, e as pessoas que você reteve tornam-se desmotivadas e ansiosas, querendo saber se também serão demitidas. Ao invés disso, o que é necessário fazer é a criação de um senso de propósito em torno do qual as pessoas possam agrupar sugestões, de modo que as atividades estratégicas do negócio permaneçam preservadas, e sendo muito bem realizadas, enquanto aquelas atividades que não são estratégicas são eliminadas completamente.

Os custos podem ser economizados onde não há orçamento.

Um dos principais dilemas na estruturação de uma organização complexa é que as despesas e as necessidades de economia não se alinham necessariamente nos mesmos orçamentos. Considere, por exemplo, o orçamento da sua área de Tecnologia da Informação. Podemos dizer que o departamento de TI realmente faz algo que melhora a produtividade nas contas a pagar. As reduções de custos demonstraram um “bom” montante no departamento de Contas a Pagar, e acrescentaram um montante de “custo” no orçamento do departamento de TI. A menos que você tenha uma maneira sistemática de calcular onde os investimentos – particularmente em áreas como TI, RH, e infra-estrutura/operações - estão sendo desperdiçados, você poderá cometer um terrível erro cortando custos nestas áreas. Existe uma estória que fala de um homem em um laboratório de química cuja responsabilidade principal era se certificar de que todos os frascos de vidro estavam limpos e prontos para serem utilizados. Através de um plano de redução de despesas, esse trabalho foi eliminado. O que aconteceu? Os caros técnicos especialistas em química passaram a gastar tempo caçando alguém para limpar os frascos de vidro, e tiveram de fazer este trabalho eles mesmos porque não encontraram alguém que pudesse fazer isso por eles. Tenho motivos para suspeitar que muitas ações negligentes para redução de despesas estão ocorrendo neste momento em quase todos os lugares. Você perceberá isso em curto prazo? Talvez não. A sua empresa perceberá isso a longo prazo? Pode apostar que sim.