quinta-feira, 22 de novembro de 2012

Redução de Custos – 5S Administrativo

A prática do 5S em ambientes administrativos sempre foi um tema polêmico. Ora se questionava sobre o potencial real de ganho nestes ambientes, ora se isto não seria uma agressão à criatividade e à liberdade dos profissionais com funções puramente administrativas. 

O que é 5S?

5S é um conjunto de 5 atividades que visam aperfeiçoar o comportamento das pessoas, refletindo numa mudança de hábitos e atitudes e melhorando os valores éticos e morais.

 

SEIRI (Senso de Utilização, Seleção, Classificação)

É saber utilizar sem desperdiçar. Uma maneira prática de desenvolver este Senso é separar as coisas necessárias das desnecessárias, dando um destino adequado àquilo que não necessitam serem guardadas em um determinado local ou em uma determinada quantidade.

Os principais benefícios deste Senso são a redução, e até eliminação do desperdício e a melhor utilização dos espaços.

 

SEITON (Senso de Ordenação, Arrumação, Organização)

É saber arrumar para facilitar o acesso e a reposição das coisas. Uma maneira de praticar este Senso é definir um lugar para cada coisa necessária, como também manter cada coisa em seu lugar. Isto pode ser feito observando-se a frequência de utilização e o tipo de material que se deseja arrumar.

Os principais benefícios deste Senso são a redução do tempo e dos desgastes físicos e mentais para acessar aquilo que se deseja, gerando maior produtividade.

 

SEISO (Senso de Limpeza, inspeção, Zelo)

É saber usar sem sujar. Este Senso é desenvolvido quando o usuário de um local passa a ser responsável em limpá-la, inspecioná-la o que provoca a sujeira, buscando uma solução para eliminá-la, atenuá-la ou bloqueá-la, tornando o ambiente cada vez mais limpo.
Os principais benefícios deste Senso são a liberação de energia humana para a construção de um ambiente interior voltado para o bem e a busca contínua de melhoria.

 

SEIKETSU (Senso de Asseio, Saúde, Higiene, Padronização)

É procurar fazer o asseio permanente do ambiente, do corpo e da mente. As melhorias promovidas pelos três Sensos anteriores devem ser mantidas e aperfeiçoadas. Esta prática permanente torna-se um hábito e estimula a revisão dos valores éticos e morais, desenvolvendo a autoestima.

Os principais benefícios deste Senso são a liberação de energia humana para a construção de um ambiente interior voltado para o bem e busca continua de melhoria.

 

SHITSUKE (Senso de Autodisciplina, Autocontrole, Respeito)

É cumprir rigorosamente o que for estabelecido. É respeitar ao próximo. A Autodisciplina é o estágio mais elevado do ser humano, pois representa a educação comportamental e é constituída por grandes valores, como: Amor, cooperação, honestidade, liberdade, respeito, responsabilidade, simplicidade, tolerância, unidade.

Os principais benefícios da Autodisciplina, além dos valores apresentados acima, são o desenvolvimento do espirito de equipe, sinergia entre pessoas, e o cumprimento às normas, procedimentos, prazos e horários.

 

Por que 5S?

É normal se enfatizar a aplicação dos 5S nas chamadas “Instalações Produtivas”, nas oficinas de manutenção e nos almoxarifados. Isso ocorre por conta dos efeitos radicais promovidos pelo 5S nesses ambientes. Porém, os escritórios das organizações geralmente têm um bom potencial de ganho com a prática do 5S, pois na maioria das vezes o tratamento das informações escritas é deficiente, gerando o acúmulo de documentos e o estrangulamento do fluxo de informações.

A aplicação das 5S em ambientes administrativos provoca ganhos significativos, como por exemplo:

·         Melhor disposição dos espaços, provocada por mudanças de layout e descarte do desnecessário.
·         Facilidade de identificação e busca de informações.
·         Eliminação de gavetas de mesas.
·         Atualização e fácil consulta dos arquivos.
·         Redução de arquivos armazenados no computador.
·        Motivação visual, com instalação de quadros decorativos, plantas ornamentais, aquários, etc.

Essas melhorias nas instalações administrativas, não são benéficas somente para as pessoas que nela trabalham, mas também resultam em um melhor serviço aos clientes internos da organização, transformando cada escritório em uma “Fabrica de Informações”.



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