quinta-feira, 10 de novembro de 2011

Redução de Custos - Planejamento Orçamentário



A maioria das empresas de grande e médio conhecem a importância do orçamento e sua utilidade como um Plano de guia para melhorar a comunicação, coordenação e principalmente a alocação de recursos da forma mais produtiva possível. 


Pequenas empresas não tinha tido a necessidade de desenvolver o seu orçamento e muitos deles não têm fluxo de caixa dada a baixa prioridade para muitos gestores ter esta ferramenta dentro da organização. 

Daí a importância de analisar cuidadosamente potenciais problemas futuros para alternativas de decisão não têm nada melhor para projetar o orçamento curto e médio prazo os recursos necessários para alcançá-los. 

O Planejamento Orçamentário é realizado anualmente e inclui os pressupostos ou premissas sobre as quais a organização irá evoluir no futuro, por isso é aconselhável a revisão dos especialistas e perspectivas econômicas a se preparar para esta época do ano e pedir os gestores da organização as suas previsões para estimar o orçamento necessário para a realização de um plano viável e flexível que pode manter a empresa solvente e com algum lucro. 

O envolvimento de altos funcionários para discutir a empresa como um sistema aberto que alimenta e os impactos sobre o meio ambiente, é um bom começo para coletar informações para o desenvolvimento do Plano, que alguns de Controle utilitário chamado Integral, que visa fornecer informações antecipadamente, sistemática e cenários estimados no desempenho da empresa no futuro. 

Isto inclui a perspectiva de grandes empresas como segue: 

  • Análise do ambiente externo. (Inclui variáveis ​​macroeconômicas que afetam o desenvolvimento da empresa: Comportamento do PIB, inflação, taxas de câmbio, taxas de juros atuais, entre outros.
  • Política: fiscal, monetária, salários, câmbio, investimentos em obras públicas de crédito,.
  • Incentivos Fiscais
  • Suposições sobre possíveis eventos que podem ocorrer (Cenários)
  • X análise de rentabilidade de produtos
  • Análise de clientes.
  • Análise histórica do comportamento da contabilidade.
  • Previsões de vendas.

Para as PME a análise é reduzida significativamente, no entanto você deve sempre considerar o ambiente, o nível de regulamentação existente. 

O planejamento envolve predizer o comportamento de ambas as variáveis ​​controláveis ​​como aqueles que não são, por definição de objetivos e desenvolver estratégias para alcançá-los. Enquanto que o orçamento é uma quantificação do Plano, a ferramenta de gerenciamento final que irá mostrar o seu cumprimento. 


Etapas ou fases A CONSIDERAR NO ORÇAMENTO 

 

Para preparar o orçamento deve considerar os seguintes passos:
  • Pre-iniciacão: Esta fase começa normalmente no mês de outubro com a avaliação dos resultados obtidos em anos anteriores, analisamos as tendências dos principais indicadores utilizados para descrever a gestão dos gerentes (vendas, custos, margens de lucro, a rentabilidade, etc.) e leva em conta a análise necessária à previsão.
Posteriormente divulgados projetado para o planejamento, entre os quais pode ser o aumento das vendas, lançamento de novos produtos, captação de novos nichos de mercado. aumento da cobertura geográfica e quaisquer outros que têm sido desenvolvidos pela administração, que devem ser comunicadas a todos os departamentos para alocar os recursos necessários para atingir cada objetivo e meta.
  • Preparação: Nesta fase, consideramos a integração dos orçamentos diferentes, dependendo do tamanho da organização, os ajustes necessários em termos de receitas totais e aprovação pela alta administração do orçamento final.
  • Execução: os orçamentos são distribuídos para áreas que tenham participado na sua elaboração e se é uma PME simplesmente a administração é responsável por sua preparação e execução. A contabilidade é importante para a produção de listagens comparáveis ​​do que o orçamentado vs o que foi feito, ou se o processo é automatizado muito melhor porque economiza tempo e reduz erros.
  • Controle: Até o exercício diário das previsões de controle de encarar a realidade e inclui as seguintes atividades: elaboração do relatório de desempenho, incorporando número parcial e cumulativo e comparações percentual de reais e orçados; Analisar e explicar as razões para os desvios ocorridos. Implementar corretivas ou alterar o orçamento, quando necessário, como muitas vezes acontece quando há mudanças bruscas nas taxas de juros ou interesse.
Um conhecimento profundo de onde você está e aonde você quer ir, é a chave para se mover com velocidade, estar preparado para saber o quão longe você pode esticar a corda que mantém sua organização sem rasgar.
Um orçamento financeiro bem estabelecido dentro de uma organização pode ser o primeiro passo na hora de uma empresa conquistar a redução de custos.

Determinar metas para reduzir despesas na empresa pode causar mais malefícios e desperdícios do que vantagens.

Por Renato Feder* Colunista revista Pequenas Empresas Grandes Negócios
 
Um dos grandes desperdícios de energia, recursos, relacionamento gerencial e dinheiro das grandes empresas ocorre na elaboração e na implementação de orçamentos para redução de gastos e controle de despesas. Esse texto tem o objetivo de mostrar que a realização de orçamentos tem vantagens e pode ser benéfica, mas que, em geral, devido a erros de foco e de execução, traz muito mais malefícios e desperdícios do que vantagens.

Um orçamento tem dois grandes objetivos. O primeiro é preparar a empresa para o futuro e prever investimentos, lançamentos de produtos e vendas para verificar como isso afetará a produção e o fluxo de caixa. O segundo objetivo é tentar controlar e reduzir as despesas do próximo período. Quando falamos sobre preparar a empresa para o futuro, os orçamentos são extremamente importantes e saudáveis. Eles são parte fundamental da estratégia, e ignorar essa ferramenta é deixar a companhia à deriva.

Quanto ao segundo objetivo – controlar e reduzir despesas –, na melhor das hipóteses, ele é ineficaz. Esses orçamentos estabelecem uma meta para diminuir despesas como passagens aéreas, material promocional, conta telefônica, custos de impressora, luz, água, energia etc. Para saber se a empresa economizou ou reduziu despesas, os executivos desse tipo de atividade verificam como um gasto se comportou em relação à meta pré-estabelecida. Se a conta de telefone ficou abaixo da meta, eles ficam satisfeitos, pois têm a sensação de que a empresa conseguiu economizar e cumpriu o orçamento. 

Essa interpretação tem pelo menos três erros graves. O primeiro é que a meta tem uma chance enorme de estar errada, por ser baseada no passado. Olhar quanto se gastou com telefonia ou qualquer outro gasto em outra época tem pouca relação com o quanto se vai gastar no futuro. Uma mudança da operadora de celular, um reajuste de contrato na telefonia fixa, um aumento de funcionários ou a abertura de uma nova filial, por exemplo, podem mudar completamente a conta telefônica. A meta de gastos perde totalmente a capacidade de ser a referência a ser alcançada.

O segundo erro é que, se a previsão for um pouco folgada, a pessoa que controla um determinado gasto terá um incentivo para gastar mais do que deveria. Por exemplo, existe uma meta de gastos com material promocional. Com o fim do período se aproximando, o responsável por esse custo vê que, por ter feito um bom trabalho, acabou economizando muito. Ele percebe que, no ano que vem, a área de orçamento vai querer a mesma economia, fato que não pode ser garantido. Por isso, ele tem um incentivo a comprar mais material promocional (mesmo que a empresa não precise) para cumprir o orçamento sem a folga e garantir que não terá uma meta mais apertada no ano seguinte.

O terceiro erro é deixar de atender a objetivos mais importantes da empresa para contemplar as metas do orçamento. Imagine que um executivo comercial tenha uma excelente oportunidade de fazer negócios e precise de uma passagem aérea urgente. Mas a área que compra as passagens já está com a meta desse gasto ultrapassada e vai querer impedir a compra da passagem, o que prejudicaria a empresa como um todo. O executivo comercial e a área de compra de passagens tendem a entrar num conflito desnecessário e contra o resultado da empresa.

O segredo para manter os gastos nos níveis mais baixos possíveis é atacar diretamente os próprios custos e não os defrontar com uma meta baseada no passado. Para baixar os custos com telefonia, tenha uma pessoa inteligente, que saiba negociar bem os contratos e colocar uma operadora contra a outra. Uma segunda medida eficaz é verificar as contas de telefone individualmente e descontar do salário de quem abusar do seu ramal ou celular corporativo. Para tomar essas medidas tão eficientes e necessárias, ninguém precisa de orçamento ou meta.

Para baixar os custos com passagem aérea, por exemplo, garanta que um bom funcionário cote preços de maneira inteligente com todas as companhias aéreas, aproveite as promoções e, principalmente, garanta que os executivos que viajam emitam com antecedência suas passagens. Gaste sua energia mostrando a importância de comprar com antecedência e não tentando prever os gastos com viagens do ano que vem.

Para economizar em outros gastos, como impressora, limpeza e manutenção, canalize sua energia atacando dois pontos mais eficazes. Primeiro, garanta a competição acirrada entre seus fornecedores e direcione a responsabilidade de controle para bons negociadores. Acompanhe-os de perto e premie as reduções de custo que eles conseguirem. Segundo, puna exemplarmente os abusos de recursos dos seus funcionários, fazendo com que as pessoas paguem pelos seus excessos.

Se você deseja fazer um orçamento para prever que impactos sua estratégia terá no seu fluxo de caixa, vá em frente, esse é um ótimo investimento de tempo. Mas, se você quer fazer um orçamento para estabelecer metas para seus gastos, esqueça. Essas previsões vão lhe trazer muito mais dores de cabeça do que benefícios. Concentre sua energia diretamente nas negociações com os fornecedores, espremendo-os sempre o máximo possível. Uma vez com os preços negociados, fique em cima das pessoas que mais gastam, fazendo-os pagarem por seus exageros. Essas duas medidas farão você atingir reduções de custo muito maiores que sua previsão de orçamento inicial mais otimista. 


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