Este é a área funcional onde poderá obter mais dividendos se seguir uma política rigorosa de prevenção e controle e custos.
Eis algumas das rubricas para as quais deverá estar particularmente atento:
• Política de viagens: O primeiro passo para controlar as despesas com deslocações consiste em estipular normas específicas que deverão ser seguidas exemplarmente pelos empregados. Esta política deverá incluir posições claras de controle dos custos, tais como: evitar reservas de última hora e adiantamentos em dinheiro (a não ser nos casos urgentes e inadiáveis); exigir a entrega de recibos comprobatórios de despesas e promover a utilização das alternativas de transporte menos dispendiosas. Outro ponto de extrema importância consiste em trabalhar com apenas uma agência de viagens, válida para toda a empresa. Por último, procure controlar a utilização de carros de serviço para uso pessoal bem como as respectivas despesas de combustível, estacionamento, lavagens e estacionamento.
• Negociação de preços: Independentemente da dimensão da sua empresa, é sempre possível negociar reduções de tarifas com as companhias aéreas, com os hotéis, com as empresas de aluguer de automóveis e com as agências de viagem. Na Internet encontrará, por certo, melhores preços do que os que lhe são debitados ao telefone. Por falar em telefones, aproveite a guerra em curso entre as operadoras para obter os melhores preços em nível das comunicações fixas e móveis. Por falar em preços não esqueça que todas as companhias aéreas têm campanhas de fidelização.
• Política de segurança: A melhor forma de evitar roubos no local de trabalho é empregar profissionais especializados que controlem as entradas e saídas de pessoas e equipamentos e façam vistorias regulares. Adicionar músculos ao seu sistema de segurança pode valer a pena. Outra regra de ouro é a de proibir qualquer tipo de aquisição que não tenha sido solicitada por alguém devidamente autorizado. Ao nível do pessoal, tenha o cuidado de verificar as referências do candidato antes da contratação. Seja especialmente cauteloso com quem recruta para a área informática. Não poupe nos alarmes (que alertem imediatamente a polícia em caso de roubo), nem nos seguros. Muito menos no software antivírus.
