quarta-feira, 20 de abril de 2011

Redução de Custos - 10 Dicas Reduzir Impressões



Enviar fax diretamente do computador, por exemplo, é mais cômodo e dispensa a impressão em papel.

Em busca de gestão, melhoria da qualidade do serviço e, principalmente, redução de custos, empresas de todos os portes e segmentos reestruturam seu parque de impressão. Na maioria dos casos, optam pela terceirização e, sem investimento inicial, conseguem ganhos bem interessantes.

 

Um exemplo simples: uma empresa que imprime e/ou copia 500 mil páginas por mês a 9 centavos cada, se conseguir reduzir o custo da página para oito centavos, em um contrato de 36 meses terá no bolso mais R$ 180 mil.

Aplausos!

E se esta cifra subir para R$ 324 mil, então?

Aplausos! Aplausos! Aplausos!

E não é que dá?

Além do gerenciamento de tudo o que se imprime com ferramentas de bilhetagem (as que contabilizam o número de impressões por usuário, departamento, centros de custo), se as simples dicas a seguir forem absorvidas pelos usuários de impressão, o volume cai de 5% a 15%. Com isso, a empresa que antes imprimia 500 mil páginas agora imprime 450 mil, o que explica a quase duplicação da economia gerada sem nenhuma mágica. 

Dica 1Envie fax diretamente do microcomputador.
A maior parte dos equipamentos multifuncionais possui recurso de envio de fax diretamente do computador do usuário. Além de ser muito cômodo, este recurso dispensa a impressão do documento.

Dica 2Imprima 2 ou mais páginas em uma só folha.
As impressoras permitem a impressão de várias páginas em uma só folha. Com o documento aberto em seu aplicativo, (Word, Excel etc.), vá ao menu “Arquivo”, “Imprimir”, “Páginas por folha” e em vez de 1, escolha 2 ou mais. Automaticamente, a impressão será reduzida para que caibam 2 ou mais páginas em uma só folha.

Dica 3Leia seus e-mails, documentos e páginas da Internet na tela de seu microcomputador.
É impressionante o número de impressões que servem para simples leitura. O usuário deve evitá-las. É muito mais rápido e econômico ler as informações na tela de seu microcomputador. Você pode configurar a visualização das páginas para que a leitura seja mais confortável no meu “Exibir”. 

Dica 4Evite que suas impressões sejam extraviadas ou esquecidas.
As impressoras são compartilhadas por um grupo de colaboradores. Ao mandar imprimir um documento, retire-o logo da bandeja de saída para que não seja total ou parcialmente extraviado. Muitos usuários, também por não terem retirado o documento rapidamente da bandeja de saída, acabam esquecendo-se que já solicitaram a impressão e geram reimpressões desnecessárias. 

Dica 5Configure corretamente as páginas antes de imprimi-las.
A impressão de documentos não formatados adequadamente obriga o usuário a reimprimi-los. Lembre-se sempre de configurar a(s) página(s) antes da impressão. 

Com o documento aberto, vá ao menu “Arquivo”, “Visualizar impressão” e verifique como o documento será impresso. Se necessário, vá ao menu “Arquivo”, “Configurar página” e lá você poderá redefinir o formato do papel, bem como margens e outros detalhes. 

Dica 6Só utilize a impressora colorida quando for realmente necessário.
O custo de uma impressão colorida é cerca de oito vezes maior que o de uma monocromática. Mesmo que o documento contenha cores, você pode imprimi-lo em uma impressora monocromática – automaticamente ela transformará as cores em vários tons de cinza adequadamente combinados e com ótima definição. 

Dica 7 Tenha bom senso ao definir a quantidade de cópias.
Ao enviar um trabalho para impressão, certifique-se de que a quantidade de cópias solicitada é realmente necessária. Por vezes o documento ainda está ainda na fase de rascunho e a impressão de uma copia é suficiente para revisão.

Somente após a edição final é que a quantidade de cópias necessária deve ser solicitada. 


Dica 8 Imprima apenas a(s) página(s) necessária(s).
Muitas vezes, imprime-se o documento inteiro (capa, introdução etc.) para aproveitar apenas uma ou poucas páginas. Você pode imprimir apenas o que vai ser utilizado.
Com o documento aberto em seu aplicativo (Word, Excel etc.), vá ao menu “Arquivo”, “Imprimir”, “Intervalo de páginas” e selecione em vez da opção “Todas” o intervalo de páginas que necessita ou a opção “Página atual” se a página em que você está trabalhando no momento é a que deseja imprimir. 

Dica 9Utilize o verso de páginas de rascunho para imprimir documentos que ainda não são a “última versão”.

Documentos que são impressos apenas para revisão pessoal podem aproveitar o verso de páginas que ficam sobre a mesa e que serão jogadas no lixo. 


Dica 10Por último, tenha bom senso.

Antes de solicitar a impressão de qualquer documento, questione-se: “Esta impressão é realmente necessária?”. Você verá que boa parte das respostas será “Não”. 

LinkWithin

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...